自考00510《秘书实务》复习资料8

自考《秘书实务》复习资料8-

秘书遇到的意外电话有哪些？如何处置意外电话？
①灾害电话。秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录，如灾害发生的时间，地点，经过，后果，原因和措施；二是要即刻向领导者报告，请领导者给予指示；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。
②纠缠电话，秘书凡接到纠缠电话，一是要明确谢绝，但不要伤害对方感情；二是要佯称领导者不在单位，或称“你的意见尚未研究”；三是可请对方留言，并表示可以转达。
③匿名电话。秘书凡接收推销电话，一是要以礼相待，不可强行要求对方说出姓名；二是要记录对方通话的内容，及时向领导者转达；三是要设法了解对方的姓名和身份；包括向领导者打听。
④推销电话。一是要问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导人，不可回答“要”与“不要”；二是要根据领导者的指示或单位的规定，婉言谢绝，或直接表示“不感兴趣”、“不需要××产品”。
⑤恐吓电话。秘书凡接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。
⑥性骚扰电话。秘书凡接到性骚扰电话，一是要即刻挂上话机，拒绝通话，或严厉斥责，给予警告，二是要利用录音设备进行录音，以便见机报警，如果上司打来的性骚扰电话，同样要断然回绝，不可因羞于启齿而给对方留下幻想，以至酿成不良后果。
⑦错打电话。如果是对方打错了电话，应客气告诉对方“您大概打错了电话”，或请求对方说出所打的电话号码，如果是自己打错了电话，应向对方道歉，说一声“对不起”。
试述秘书的保密艺术。
①熟记范围。密与非密，核心秘密与非核心秘密，都是事先加以确定的，秘书人员应熟记秘密的范围，以便保守秘密。如果有密不知密，或记不清密的等级，期限和范围，就会出现该保的没有保住，不该保的也没有公开，既有害于保密工作，也不利于正常公务。
②按章办事，由于秘密关系到国家和集体的利益。凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。
③弄清身份秘书人员要同各种人交往，包括同外国人交往，由于秘书的地位和身份特殊，交往对象总是想从秘书口里获悉鲜为人知的内部信息，为了知密不泄，秘书人员在交往中要能过正式的或非正式的，直接或非直接的渠道，先弄清对方的身份，以确定交往中哪些该说及不该说的，严防秘密泄露和被窃。
④判断用意。在社交中，交往双方的行为都受到交往目的的支配，秘书要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意，若察觉对方旨在试控秘密，秘书要及时采取对策，防止落入圈套。
⑤以礼拒绝。对于秘密事项，秘书一般要公开告诉对方不能打听，不能参观等。但是在这种场合下，为了不损害友情，常需以礼拒绝，方法有：直言谢绝，托词谢绝等。
⑥佯装不知，打听秘密的人，有些是秘书的朋友，亲属，同学或同乡等，为了不使对广阔生误码会，秘书可假装不知或转移话题等，如果秘书不置可否，或吞吞吐吐，就会使对方推测一二，总之，秘书一定要防止密从口出。
事情，不谈一些荒诞离奇，耸入听闻，黄色淫秽的事情，秘书人员还应了解讨人喜欢的交谈方式，取得良好的交际效果。