自考00510《秘书实务》复习资料6

自考《秘书实务》复习资料6

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试述高层次信息开发的途径。
①对初级信息进行重点调研，信息是重点调研选题的重要来源，重点调研则是对信息进行曲检验和核实的过程，是初级信息被扩充深化的过程，是提高信息质量的重要环节，因此，信息与调研必须紧密结合。其一般程序是：先对现有的空前绝后信息进行分析，找出其上升为高层次信息的方向及位置，再对所选定的课题进行调研论证，然后进行有针对性的实地调查，填补空白部位，使初级信息经过重点调研上升为高层次信息，做好这项工作，秘书人员必须把握信息调研的基本要求，选题要准，周期要短，挖掘要深，方法要活，文字要精。②对零散信息进行综合归纳，各级秘书部门是机关信息中心，在一定时期内，往往会比较集中地收到同一内容，但来自不同单位，具有不同角度，不同细节的大量信息，这时秘书人员就必须对这些零散信息进行曲综合，归纳和分析，从中找到一些规律性东西，对领导决策起到积极的参谋作用，综合归纳主要有三种类型，一是阶段性综合，二是专题性综合，三是全面性综合，最终使信息由偏到全，由零到整，由浅到深，由多到少，做到这项工作，要求秘书人员具有准确判断信息价值的能力以及善于综合加工的能力。③对积累资料进行升华突破，对信息资料积累，不仅包括秘书对信息资料的简单收集，分类和存储，更重要的是对信息资料进行比较，选择，分析和研究。在信息资料积累过程中，秘书人员通过逐步的消化，吸收乃至研究，思想不断得到充实，丰富和深化，一旦受到某种触发，就会发生思想突破，达到思想升华，从开发出高质量的信息，做好这项工作，要求秘书人员加强主观能动性的培养，加强对信息资料的积累，并经常进行分析研究。④试述秘书调研方法的种类及其应用。
①比较法。对彼此有某种联系的事物加以对照，从而揭示他们之间的共同点和差异点，秘书在运用这种研究方法时，要学会从不同角度进行比较，一是纵向比较，二是横向比较，三是相同点的比较，四是相异点的比较，五是同异点综合比较。秘书在运用时，必须亲手合理性原则，首先，必须解决可比性问题，要使比较在同一关系下进行，即要求参加比较的事的在性质上具有某种联系，其次，必须选择合理的比较的标准。②分析方法。把研究对象分解为各个方面，部分，阶段，属性或层次，并分别加以考察，从而认识这些要素的本质及其在整体中的地位和作用，秘书在运用这种研究方法时，要注意从不同方面进行分析，一是定性分析，二是定量分析，三是因果分析，典型分析，五是矛盾分析，也叫“一分为二法”，六是系统分析。③类比分析，根据两个或两类对象之间在某些方面的相似或相同，从而推出它们在其他方面也可能相似或相同，类比的方法主要有实体类比，拟体类比，喻体类比和质体类比，要提高类比推理的可靠性，秘书人员应特别注意以下几点：①寻找具有相似或相同的两个或两类副手进行类比，②寻找本质属性相似或相同的两个或两类事物进行类比，③寻找共有属性与推移属性之间相关程度较高的两个或两类事物进行类比。
④综合合方法。把研究对象的各个方面，部分，阶段，属性和层次联系起来进行考察，形成对研究对象的整体认识，秘书工作是一咱综合性很强的工作，需要秘书人员具备很强的综合能力，综合的方法是，一是择优综合，二是全息综合，三是扬弃综合；四是归纳综合。
试述秘书开好调查主要注意的问题。
①研究和确定参加调查会的确良人数，人选。人数一般以至五至八人为宜，并要选择真正了解和熟悉情况并敢于说真话，善于当众发言的人。②做好会前准备。要事先通知，让调查对象明确调查目的，调查内容，以便有所准备，秘书自己应准备一个调查纲目，事先做好准备。③注意态度，调查人要有平易近人的态度，有满腔的热情，求知的渴望和眼睛向下的决心，切忌居高临下，类似审讯。④要善于启发引导。最有效的方法是抓住问题的关键，多问几个为什么，把讨论引向深入，使问题谈得既有广度，又有深度。⑤要善于发现问题，抓住新线索，并酌情随机应变，以获得有价值的新材料。⑥注意记录的方法，要根据调查对象的不同心理，分别采取不同的登记方法。⑦掌握好时间，每次调查会一般以两个小时左右为宜。
试述会议准备阶段、会议召开阶段、会议结束后秘书分别有哪些工作？
会议准备阶段：①制定会议预案，会议预案一般包括以下内容：会议名称，会议主题，会议时间，会议规模，参加人员，会议日程和议程，会议的组织领导，会议的活动安排，会议经费预算，与会人员的食宿安排等。②组建会议机构。会议机构一般由秘书组（处）、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。③发送会议通知，会议通知的内容有会议名称，会议主题，会期，报到时间与地点，需携带的材料及其他要求。④准备会议文件。会议文件主要有开幕词，闭幕词，工作报告，交流材料，领导讲话，会议通知等。⑤布置会场。会场布置主要包括主席台布置，座次安排，会标，会徽，旗帜、灯火布置等。⑥人员编组。编组就是将与会人中按一定规则分成若干小组，并指定召集人。⑦作会议证件，会议征件是与会人员出入会场的名称凭证性标志。⑧安排食宿和车辆。⑨会前检查。重点是对会议文件，会场布置等进行检查。⑩接站与报到。对远道而来的与会者，会议工作人员一定要级组织接站，对所有参加会议人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份，同时要分发文件，证件，餐券等。