自考00510《秘书实务》复习资料5

自考《秘书实务》复习资料5

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秘书如何做到领导日程安排工作？
领导日程安排是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。秘书要做好领导日程安排工作，必须遵循一定的原则。
①统筹兼顾，有急有缓。秘书安排领导日常活动要从全局出发，统一筹划兼顾领导者的实际情况，做到公平合理。必须慎重考虑，哪位领导者分管哪项工作，就安排其参加哪种活动，如果忙不过来，适当安排其他领导者参加，秘书应根据具体情况适当分工。让主要领导者参加重要活动，同时应照顾到领导者的特点，根据其兴趣爱好适当安排，对于安排的先后顺序，应根据领导者日常活动情况具体安排。②围绕中心，突出重点。对完成中心工作有直接联系或关系重大的活动，要优先安排，加经保证，；与中心工作关系不大的活动，可以推后或不予安排，以利于领导者集中精力抓大事。③力戒排场，求真务实。秘书要严格把关，在职安排领导活动时一定要大力戒排场，求真务实，对那些没有任何实际意义的应酬活动，作表面文章，摆花架子，大轰大嗡地形式主义活动，要敢于提出意见，争取不再予以安排。
简述秘书值班工作中的“四有数”“五清楚”“六不忘”。
值班人员应具备认真负责的态度，具体应做到“四有数”“五清楚”“六不忘”。
“四有数”：对领导人位置和行动中心有数；对当日需办事项心中有数；对当日机关活动安排心中有数；对需要提供大交班报告的情况中心有数。
“五清楚”：签收和分发文电手续清楚；急亻和绝密件登记和转签清楚；受话时核对情况和发话时表达意思清楚；各类物品和书刊分发登记清楚；值班日志记载和交代清楚。
“六不忘”：联系工作或报告情况未找到人，不忘续办；别人代接值班电话，不忘补载；领导人交代事项，不忘处理；需要在外领导人知道的重要情况，不忘通报；涉及时性退居二线领导人的事宜，不忘告知；中午和夜间领导办公区的安全，不忘检查。
简述秘书在实施礼仪时应遵循的原则。
秘书人员在实施礼仪时，应遵循以下基本原则：①平等原则。在内宾接待和社会交往中，要坚持一视同仁，在接待礼遇上，既要分高低规格，更要讲人格平等；涉外礼仪活动中，要以和平共处五项原则为基础，坚持国家不分大小一律平等，礼宾不分尊卑，一律以礼相待的原则。②真诚原则。礼仪并非仅仅是一种形式主义，而是与人的思想意识和待人接物的态度密切相关的，它以思想为基础理论，以真诚为原则。③尊重原则。尊重是一切礼仪的核心与实质，所有礼仪活动，都有是围绕这一核心进行的。④灵活原则。任何礼仪都有不是一种僵化的教条，而是一种灵活性很强的规则和形式。
简述秘书礼貌用语的种类。
秘书的礼貌用语内容丰富，用途广泛，根据表达的语意不同，可分为以下几种：
①问候语。如您好、辛苦了；②称谓语。人称称谓如您、您老人家，表示谦恭和客气，一般称谓如“先生、小姐”，职业称谓如“医生、老师”，职务称谓如“部长，厂长”。“同志”是不区分职务，职业，年龄，性别的广泛使用的称谓。③请托语。如“请多关照，拜托”等表示请求可拜托对方给予帮助。④致谢语。“谢谢您，非常感谢”是对对方给予帮助，支持，关照，尊重，夸奖之后作出的回应。⑤歉语。如“对不起，真过意不去，请原谅”会使对方趋怒的情绪得到缓解，化干戈为玉帛。⑥祝贺语。“祝贺您，托您的福，”表示向对方表示祝贺。⑦告别语。分别时常用“再见、欢迎下次再来，一路顺风，”等告别语。
简述典礼与仪式的类型
①节日庆典。这种庆典是提高知名度，扩大社会影响的公共关系活动，同时可以总结前一个时期的工作，借此机会争取新闻媒介的报道。②开工，竣工典礼。其目的是为了在一开始就让公众知道某设施的诞生与存在，提高知名度，从而为以后开业奠定基础。③开业，开幕典礼。这种活动是某个单位事业发展的里程碑，它体现组织领导人的组织能力，社            交以信企业的文化素质，往往成为社会公众取舍和亲疏的重要标准。④签字仪式，这种仪式既是密切双方关系。表示友好的体现 ，更使协议的确认和执行产生效力。⑤发奖，授勋仪式，其目的是肯定受奖，受勋人员的功绩。，激励更多的人向先进学习，从而倡导社会主义新风尚。⑥阅兵式，分列式。这是军队在重要时刻而举行的特殊仪式，目的是为了显示人民军队威武的军容，体现出我军强大的战斗力。
简述秘书运用目光语要注意的问题。
①与人交往要目光平和亲切，目光虚化。不要聚焦于对方脸某一部位，而应笼罩着对方的整体，并且配合以亲切和蔼的面目表情，温和亲切。②在交往中要注意凝视，斜视，瞟视，瞥视等不同方式的运用。③秘书在交往中要注意目光注视的时间和部位，秘书要学会注视的时间长短和部位适当。
什么是送礼？如何送礼？
送礼是表示感谢，祝贺，慰问，纪念的一种物质表现形式。秘书人员因工作或社交需要给人送礼时，一定要考虑到礼品的思想性，艺术性，趣味性，实用性，针对性，纪念性等因素，达到礼品新奇，寓意深刻，能引起对方兴趣，不落俗套的效果。