3.1.奏记：为封建社会前期，由朝官对三公、州郡僚属对长官、士人对官府，用书面陈述意见的上行文种。
3.2.牒：是汉、唐期间由下级向上级、民众对官府陈事所用的上行文种。
3.3.状：是汉代始设，由下级对上级、民众对官府陈述事实的上行文种。
3.4.避讳制度：是我国古代对尊长表示尊敬的制度。这里的“讳”，指名讳。“避讳”，是根据封建礼法，居下者不得直称尊长者之名，以示敬。即《公羊传·闵公元年》谓：《春秋》“为尊者讳、为亲者讳、为贤者讳”。例如：臣民讳君主之名;下属讳长官之名;晚辈讳长辈之名。
3.5.副职虚列前衔制度：状文首称格式，由时间、作者、套语“叩头死罪敢言之”三要素构成。首称的作者，又称“前衔”。正职拟写、上呈的状文，往往在前衔中也列上副职的职务、姓名，这就叫副职虚列前衔制度。这也是汉代公文在某些特定情况下的写作惯例。
3.6.状上：是唐代为区别于其他状体文，而对官署上行文种“状”所称的别名。
3.7.过所：是古代官府发给官吏、平民使之得以通过关津的凭照。
3.8.呈状、呈：在封建社会是由下级官署、属官对长官汇报工作、陈述事宜或报送文件、物件等使用的上行公文文种。
3.9.详：在我国古代，主要运用于明清时期，是由下级就重要事项向直接上级详细申报、请示政务的上行公文文种。
3.10，详册：为方便上级衙署存案备查，详的制发者须呈报二份，合为一套，其中用册式纸者，称为“详册”，由上级留存。
3.11.详文：制发者呈报给上级衙署的详，如果用的是状式纸，就称“详文”。详文在成文日期之前应留有空白，供上级批示后退回原报衙署。
3.12.长详：凡详文文字与详册文字完全一致者，称“长详”。
3.13.由详：凡详文内容较详册为简者，称“由详”。
3.14.省略兼语后的预期连动结构句式：有一种句式表面看像是一般连动结构句式，其实是省略了两个动词之间的兼语，而且这些动词，是预计其后各衙门将进行的动作。所以，把这种句式称为省略兼语后的预期连动结构句式。
3.15.禀：是清代由书札发展为公文，用于下级对上级、属员对长官、民众对官府陈述事宜的非经规范的上行文种。
3.16.核定：清代地方衙门，由书吏起草的公文文稿，例须由师爷核稿。核稿时，通常要作文字修改。
3.17.清稿：经核定后的公文草稿，须发交书吏誊正，这一程序叫“发誊”，誊正后的文稿，称为“清稿”。
3.18.判行：经誊正的清稿，须经长官再次审阅文稿中有无误失，然后批示能否行文。这一程序称为“判行”，类似于今之“签发”制度。经长官判行的文稿，才能定稿。
3.19.红、白禀制度：下级上呈上级的禀文，用白纸书写。同时附呈衔名手本，即用红纸书写呈送者的官衔、姓名，以示对上官尊敬。上司在衔名手本上批示，退交下级据以执行后与禀稿一起存档，称为“红禀”;上级衙门在禀文上照录批语后归档备查，因称“白禀”。此后遂成定制，上报时，例须上红、白禀一套。
4.1.移：是封建社会由无隶属关系的官署或官员间相互行文使用的平行文种。
4.2.关：是我国古代由同级或不相隶属官署、官员之间联系公务的平行公文。
4.3.刺：作为南北朝至唐代，中央各官衙间自相质询的平行文种。
4.4.咨:是地位相当的高级官署间相互行文使用的平行公文文种。
4.5.议复：指对皇帝批示“交某部议”的事件，由部议妥后，用题本奏复。
4.6.案呈：为清代呈堂稿的首称用语。部文例由各司司员起草，当面向部长官(称堂官)宣读并解释，供审定，称为说堂;此稿称呈堂稿。“案呈”一词，渊源于宋朝，为部文装套呈堂稿的领述词。
4.7.揭帖：是清代随本章附送相关部、院、科、馆，以方便相关部院预先商议对本章处理意见的平行公文文种。
4.8.塘报：明清，各省督抚选派武职官员驻京，掌本省与京师间的公文传递，称提塘官。提塘官公所设有“报房”，将有关上谕、本章折件印发本省，称“塘报”。
4.9.照会：是明清两朝设置，由不相隶属官署间使用的，时或带有准下行属性的平行文种。
4.10.朱笔照会：是清代照会的分支类型之一，用于地位高低悬殊的不相隶属官署间，带有准下行属性。例如：总督对总兵;提督对司、道、盐运使司;总兵对府、厅、州县行文。其成文日期用红笔书写，并在重要文字部位(如文种名称、事由、结语中表示要求的特定提示用语等)，用红笔加点，称为“标朱”，以示威严。
4.11.墨笔照会：全文用墨笔书写，是清朝照会的分支类型之一，用于地位平行或高低差别不大的官署。例如，知府(从四品官)行文直隶州知州(正五品)，用墨笔照会。
4.12.案：清代，一事之始末的全部公文归档，称为一案。既往已确定之案，谓之“成案”。皇帝谕旨中，或奏经皇帝批准的公文中，凡“嗣后”二字后的文字，称为“例”，即今后同类事宜，可比照执行。内容可作为例的公文，遂称“例案”。将历年之例分门别类汇编成的专书，称为“则例”。则例分为两类：其一，抄白事例，为未正式刊行，留本部备查的则例;其二，刊刷例本，为经批准正式编印颁行的则例。