自考00510《秘书实务》复习资料2

自考《秘书实务》复习资料2

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简述文稿撰拟的宏观过程。
分为三个阶段：①文稿撰拟的朦胧阶段，指秘书从事文字工格的初期所经历的一段尚未入门的写作过程。在这一阶段，秘书每每提笔撰拟文稿时，心理压力较大，不知如何落笔，更不会布局谋篇，初稿常常要经过较大的改动。②文稿撰拟的模仿阶段，指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程，在这一阶段，秘书已具备了一定的写作知识，也积累了一定的写作经验，并能胜任一般文稿的撰拟，但尚不能得心应手，还须仿效现成的文书或由他人指导，学着去写。③文稿撰拟的自如阶段，指秘书从事文字工作的后期所经历的一段胜任裕如的写作过程 ，在这一阶段，秘书已经具备了丰厚的写作知识，也积累了很多的写作经验，并能出色地完成各种文稿，特别是大型文稿的撰写任务。这标志着秘书在文稿撰拟上已经进入到成熟时期。
在文稿的草拟阶段，拟稿人应注意哪些问题？
①讲究语法。一篇上乘的文稿。应做到用字规范，遗词达意，造句简洁，无语法错误。②讲逻辑，。无论是分析情况，论述问题、还是列举事实。阐明道理，都有必须做到概念明晰，判断准确，推理合理，不出现逻辑错误。③讲究格式。文书的格式，有的是明文规定，有的是约定俗成的，有、不论是哪种情况，拟稿人都必须讲究格式，如稿纸的规格，书写的式样，以及字形，字号的选用和组合等。
简述文字工作的意义。
①秘书的文字功底，是秘书的基本素质。②秘书的文字表达能力，是秘书首要能力：各级机关制发的文书，大都是首先由秘书撰拟，然后由领导人签批发出；各级领导机关对内、对外的指示、通知也大都采用文书的形式，而这类文书的撰拟，也往往首先出自秘书之手；由秘书撰拟的各种文书在其办结之后，便成为国家或单位档案资料的重要来源之一，具有一定的历史意义。③秘书的文字工作，是地对领导工作的重要补偿：秘书的文字工作，是对领导者知识智能的补充与延伸；秘书的文字工作，是对领导意图的完善和升华；秘书的文字工作，是对领导者精力和体力的减轻与节省。
简述文书工作的广义与作用。
文书工作，是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，也称为文书处理或文字管理，文书工作具有以下作用，
①做好文书工作，可以提高文书的质量。②做好文书工作，可以控制文书的总量。③做好文书工作，可以加快文书的运转，④做好文书工作，可确保文书的安全，⑤做好文书工作，可以促进档案管理。
简述用印的含义及注意事项。
用印，是指在印刷好的公文上加盖发文机关印章，
应注意以下几点：①应检查原稿上有无领导人签字，有领导人签字并确认符合规定的，秘书人员才能在制成的公文上加盖机关印章。②加盖印章的公文份数要与原稿标明的印制份数相同，多余份数不得盖章。③用印位置和顺序应符合有关规定，应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期，即印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，谓之“骑年盖月”。④盖印必须端正清晰。不可歪、倾、斜、偏或模糊不清，用印后，要注意同公文首页的发文机关标识核对，防止张冠李戴。
简述文书工作的原则。
文书工作的原则：①准确无误，准确无误是文书工作的质量要求，也是第一位的要求。②及时迅速是对文书工作的时效要求。③安全保密，安全保密是对文书的可靠性要求。④力求精简。精简文书，是对文书的数量要求。⑤集中统一。集中统一，是对文书的组织要求。⑥党政分开。党政分开，是支对文书工作的政治要求。
简述公文立卷的方法。
公文立卷，主要采用按照文件的特征，联系和保存价值进行卷组合的方法，即按作者特征立卷。按问题特征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按通讯者特征立卷，按照地区特征立卷，在实际工作中，经常采用几个特征结合运用的立卷方法。
什么是信息与信息工作？
信息有广义和狭义之分，广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述，狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识，信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。
信息的特征有哪些？
信息的特征：①客观性。由于事物质的特征及其发展变化是一种客观存在，因而反映这种特征及其发展变化的信息也是客观的。②时节效性。信息的价值在于把一人，一时，一地，一事的信息，传递给更多的需求者，而且用户对信息有特定的需求，客观上就造成了信息的时限要求，信息的价值是随着时间而变化的，过了时限，信息就失去了作用。③共享性。物质在交换过程中会发生位移，原来的所有者失去该物质，信息则不然，新获得者固然得到了这一信息，但输出者也未失去这一信息。④可传输性。信息可以能过文字、声音、光、电等物质载体高难度效率，高质量地进行传递。⑤可加工性。信息既可以通过人的调研和加工不断扩充，也可以通过人的综合和加工发压缩，变为对用户有用的信息。⑥扩散性。信息富有渗透性，具有扩散的自发倾向。它总是力图冲破非自然的束缚，通过各种渠道和途径扩大其影响。
信息工作的基本要求有哪些？